Por quanto tempo guardar o prontuário: prazo de retenção e o que fazer depois

A pergunta aparece de dois jeitos opostos: "posso apagar o prontuário de um paciente que pediu para sair da base?" e "por quanto tempo eu sou obrigado a guardar isso?". As duas respostas nascem do mesmo lugar — o prontuário é registro profissional, não é um dado qualquer, e o prazo de guarda existe para proteger tanto o paciente quanto você.

A regra prática: cinco anos após a alta

O parâmetro usado no mercado, e o que orienta prontuários bem construídos, é manter o prontuário por cinco anos contados a partir do encerramento do acompanhamento — não da última sessão isolada, e sim da alta ou do fim efetivo do vínculo. Esse prazo cobre o cenário mais comum de necessidade posterior: paciente que retoma o tratamento depois de um tempo, ou situação em que o histórico precisa ser consultado por razão profissional legítima.

Por que a LGPD não encurta esse prazo

É tentador ler "minimização de dados" e "direito à exclusão" como licença para apagar cedo. Não é assim: a própria LGPD prevê guarda pelo tempo necessário ao cumprimento de obrigação legal e regulatória, e o dever de manter prontuário perante o conselho profissional é exatamente esse tipo de obrigação. Pedido de exclusão do paciente não se sobrepõe a isso — o direito existe, mas encontra limite legítimo enquanto o prazo profissional de guarda estiver correndo.

Por que o software não deveria apagar sozinho

Sistema que apaga prontuário automaticamente ao fim de um prazo parece conveniente e é, na prática, um risco: o descarte de prontuário é ato profissional, com responsabilidade que é sua, não do fornecedor de software. Um prazo calculado errado, ou uma exceção que o sistema não sabia que existia — paciente menor de idade, processo em andamento envolvendo o atendimento — vira perda irreversível de um documento que não deveria ter sumido.

O comportamento correto é o sistema sinalizar quando o prazo se aproxima e avisar quando vence, deixando a decisão de descartar — e o momento de executá-la — nas mãos de quem responde por ela.

O que isso muda na prática do dia a dia

Vale checar, no sistema que guarda seus prontuários, três coisas: se ele sabe calcular o prazo a partir da data de alta (não da criação do cadastro), se ele avisa antes do vencimento em vez de agir sozinho, e se o descarte, quando você decide fazer, é uma ação sua e registrada — não um botão que alguém aperta sem deixar rastro. É esse desenho que separa um prontuário eletrônico que protege você de um que só parece prático até o dia em que o prazo é questionado.