Frequência semanal e o buraco de julho: a agenda da terapia longa

Fonoaudiologia trabalha com horário fixo e prazo longo. A mesma criança, terça às 15h, por dez ou dezoito meses.

Isso é ótimo para a previsibilidade da agenda e cria um problema que só aparece no extrato: janeiro e julho.

O buraco é maior do que parece

Em atendimento infantil, férias escolares esvaziam a agenda de um jeito que não é gradual. Não é que caiam 10% dos atendimentos — é que quase todo mundo some ao mesmo tempo, e volta ao mesmo tempo.

Some a isso a temporada de virose no inverno e o fim de ano, e você tem uns três meses do ano com receita bem abaixo da média.

O erro clássico é olhar a média mensal do ano e planejar a vida com ela. A média não paga o aluguel de julho.

Três formas de tratar isso, e o que cada uma custa

Cobrar mensalidade fixa, com um número de sessões previsto no mês. Resolve a previsibilidade e é o modelo mais confortável para quem atende. Exige combinar antes o que acontece com a sessão não usada, senão vira discussão.

Cobrar por sessão realizada. Mais justo na percepção da família e o que mais expõe você à sazonalidade. É o modelo mais comum e o que mais gera susto em julho.

Combinar pausa programada. A família avisa em maio que some em julho, e o horário fica formalmente suspenso, não perdido. Você consegue ocupar o horário no período e devolve depois.

Nenhuma é certa em abstrato. A errada é não ter escolhido.

A pausa combinada é diferente da falta

Essa distinção vale dinheiro. Falta é ausência sem aviso, e a política de falta se aplica. Pausa é ausência combinada com antecedência, com data de volta.

Tratar as duas igual gera dois problemas opostos: ou você cobra férias avisadas com dois meses de antecedência, ou você deixa de cobrar falta porque a família chamou de "pausa" na véspera.

O prazo do aviso é o que separa uma coisa da outra. Ele precisa estar escrito.

O horário guardado tem custo

Guardar terça às 15h por seis semanas enquanto o paciente viaja significa recusar outro paciente naquele horário. Isso é um custo real, mesmo que não apareça em lugar nenhum.

Se a pausa é longa, ou o horário é liberado, ou ele é pago para ficar reservado. Guardar de graça por tempo indeterminado é a opção que parece gentil e cobra caro depois.

O que olhar antes de julho chegar

Duas coisas, e as duas dependem de o sistema contar em vez de você lembrar:

• quantos horários fixos você tem, e quantos deles são infantis — esse é o tamanho da sua exposição às férias;
• quanto entrou em cada mês do ano passado, não a média.

Com esses dois números, dá para saber de quanto é o buraco antes de cair nele. E aí a decisão sobre modelo de cobrança deixa de ser opinião.

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O AltiviaClinica separa pausa combinada de falta, cria série de sessões com horário fixo mantendo cada sessão independente, e mostra a receita mês a mês em vez de só a média. Veja o sistema para fonoaudiólogos ou os planos.