LGPD no consultório de psicologia: o que muda na prática

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) trata anotação de sessão como dado pessoal sensível. Isso não é detalhe de classificação: dado sensível tem regime mais rígido que nome e telefone, e é a categoria em que a lei coloca informação sobre saúde.

Para quem atende, isso significa menos coisas do que o pânico sugere e mais do que a maioria dos consultórios faz hoje.

Sigilo profissional e LGPD não são a mesma coisa

O sigilo já era sua obrigação muito antes da LGPD, e continua sendo, por dever profissional perante o conselho. A LGPD acrescenta uma camada diferente: ela regula o tratamento do dado — coleta, guarda, compartilhamento, descarte — e dá ao titular um conjunto de direitos sobre isso.

Na prática as duas se sobrepõem quase sempre. Onde divergem, o ponto costuma ser o mesmo: alguém pede a exclusão dos próprios dados, e você tem dever de guarda do prontuário. Voltamos a isso adiante.

O mínimo que muda no dia a dia

Saber onde o dado está. Prontuário em caderno na gaveta, planilha no computador de casa, anotações no aplicativo de mensagens, backup no e-mail pessoal. Cada lugar é um lugar a proteger. Reduzir a quantidade de lugares é a medida mais eficaz e a mais barata.

Coletar só o necessário. A lei chama isso de minimização. Ficha cadastral que pede dado que você nunca vai usar é passivo sem contrapartida.

Ter base legal para o que faz. Para o atendimento em si, a base costuma ser a tutela da saúde e o cumprimento de obrigação. Para enviar mensagem de marketing, não é a mesma coisa — e é aí que a maioria dos consultórios escorrega.

Saber o que fazer se vazar. Incidente com dado sensível pode exigir comunicação ao titular e à autoridade. Ter isso pensado antes é diferente de descobrir durante.

Quem é controlador quando você usa um sistema

Se você contrata um software de gestão, em geral você é quem decide por que e como os dados são tratados, e o fornecedor executa por sua conta. Isso faz de você controlador e do fornecedor operador — com obrigações diferentes para cada um.

Vale ler o contrato do seu fornecedor procurando três coisas: se ele se declara operador, o que diz fazer com os dados, e o que acontece com eles no encerramento. Fornecedor que não trata disso por escrito está deixando a definição para depois do problema.

O ponto difícil: exclusão versus guarda

Um paciente pede que você apague tudo. A LGPD dá a ele o direito de solicitar eliminação. E você tem dever de guardar o prontuário por prazo mínimo definido pela norma do conselho — cinco anos após o encerramento, no padrão adotado pela maioria dos serviços.

Os dois comandos não se anulam: a própria lei ressalva a conservação do dado quando há obrigação legal ou regulatória de guarda. Na prática, a resposta honesta a esse pedido raramente é "apagamos tudo" — é explicar o que pode ser eliminado, o que precisa ser conservado, por quanto tempo e por quê.

Registrar o pedido e a resposta é parte do trabalho. Quem não registra não consegue demonstrar depois que agiu corretamente.

O que não vale a pena fazer

Comprar selo de conformidade, encher a ficha de aceite de termos que ninguém lê, ou tratar a LGPD como projeto com data de término. Nada disso protege dado nem impressiona ninguém numa fiscalização.

O que protege é bem menos glamouroso: menos cópias espalhadas, controle de quem acessa o quê, registro do que aconteceu e um prazo de guarda consciente.

Como saber se você está razoavelmente em ordem

Três perguntas costumam bastar:

1. Você consegue listar todos os lugares onde há dado de paciente?
2. Se alguém pedir hoje uma cópia completa dos próprios dados, você consegue entregar em prazo razoável?
3. Se um prontuário fosse acessado indevidamente, você saberia dizer quando e por quem?

Responder "não" à terceira é o mais comum — e é justamente a que separa guardar dado de cuidar de dado.