Órtese, adaptação e material: o custo que some da conta

Terapia ocupacional tem um custo que a maioria das profissões de consultório não tem: material que sai da sua mão e não volta.

Placa de termoplástico, velcro, espuma, adaptador de talher, engrossador, material para confecção de tecnologia assistiva. Somado ao tempo de confecção, isso vira uma linha de despesa relevante — e uma linha de receita que costuma não existir.

Por que some

Some porque o gasto não acontece na hora da cobrança.

O material foi comprado há dois meses, em quantidade, numa nota única. A confecção aconteceu numa sessão que já estava paga. A refação aconteceu numa sessão que também já estava paga.

Nenhum desses momentos tem uma cobrança acontecendo do lado, então nada puxa a memória. No fim do ano, a despesa aparece inteira no extrato e a receita correspondente não aparece em lugar nenhum.

Separe as três coisas que estão embutidas

O que parece um item — "a órtese" — na verdade são três, e misturá-los é o que torna o preço impossível de defender.

• O material, que tem nota fiscal e preço conhecido.
• O tempo de confecção, que é hora sua, muitas vezes fora do horário do atendimento.
• O ajuste, que quase sempre acontece e quase nunca é previsto.

Preço único que engloba os três só funciona se os três foram calculados. Quando o valor sai de estimativa, o que é subestimado é sempre o terceiro.

Três modelos, e o que cada um custa

Material cobrado à parte, pelo custo. Simples, transparente, defensável. Você não ganha nada com o material — e não perde. Exige guardar nota e repassar o valor, o que é trabalho administrativo por item.

Valor fechado por dispositivo, com ajustes incluídos por um prazo. Melhor para o paciente, que sabe quanto vai gastar no total, e melhor para você, desde que o prazo seja curto e escrito. "Ajustes incluídos por trinta dias" é combinado; "ajustes incluídos" é passivo aberto.

Sessão de confecção com valor próprio, separada da sessão de intervenção. É o modelo mais fiel ao que aconteceu, e o que menos gera discussão quando a confecção toma duas horas.

O que não é modelo: absorver o material no valor da sessão porque "não vale a pena cobrar". Ele vale, e a soma de um ano prova isso.

Ajuste e refação precisam de regra escrita

Órtese confeccionada é ajustada. Criança cresce, edema muda, a peça quebra, o paciente perde.

Sem regra, cada um desses vira uma negociação individual em que a resposta padrão é fazer de graça, porque negar parece mesquinho no caso isolado.

A regra que funciona é curta e dita antes: ajuste de adaptação entra por trinta dias; quebra, perda ou mudança de quadro é peça nova, com material cobrado. Dita na entrega, ela é aceita sem atrito. Dita depois, parece invenção.

Registre o que foi entregue

O dispositivo entregue é parte do tratamento, e some do prontuário com a mesma facilidade com que some da conta.

Registre no dia: o que foi confeccionado, para qual objetivo, como deve ser usado e o que foi orientado. Isso responde por três coisas diferentes depois — a evolução funcional, a garantia da peça, e a pergunta sobre uso incorreto que aparece quando algo dá errado.

Quando o mesmo registro traz o valor cobrado, o cálculo do ano deixa de depender de memória.

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O AltiviaClinica permite cobrar item com valor próprio, fora da sessão, e mantém o registro do que foi entregue na mesma linha do tempo do atendimento. Veja o sistema para terapeutas ocupacionais ou os planos.