Pacote de consultas em nutrição: como cobrar acompanhamento adiantado

Nutrição é acompanhamento, não consulta avulsa. O resultado aparece na sequência de retornos, e é justamente aí que o paciente some e a receita fica imprevisível.

Vender um pacote de consultas pago adiantado resolve os dois problemas de uma vez: o dinheiro entra antes, e quem já pagou tem muito mais motivo para voltar.

Mas pacote mal combinado vira discussão. As regras abaixo são as que costumam ser esquecidas — e cada uma delas é uma conversa desagradável evitada.

Quanto tempo o pacote vale

Um pacote sem validade é uma dívida sua para sempre. Alguém compra seis consultas, faz duas, some por dois anos e reaparece cobrando as quatro restantes.

Defina um prazo e escreva no combinado. Prazo generoso é melhor que prazo nenhum: seis retornos costumam caber em seis a oito meses de acompanhamento real.

O que consome saldo

Esta é a regra que mais gera atrito, e ela precisa estar decidida antes da primeira venda.

Consulta realizada consome — óbvio. Cancelamento avisado com antecedência não consome — também óbvio.

Falta consome. E esse é o ponto que incomoda, então vale explicar o porquê: o horário foi reservado, ninguém mais pôde usá-lo, e ele passou. Devolver ao saldo faria você absorver sozinho o custo da ausência de outra pessoa. Se você quer abrir exceção uma vez, abra — mas como exceção declarada, não como regra implícita.

Quem controla o saldo é o sistema, não a memória

Contar de cabeça quantos retornos faltam funciona com três pacientes. Com trinta, não. E o erro é sempre para o mesmo lado: você dá uma consulta a mais.

O saldo precisa ser contado a partir das sessões que aconteceram, não anotado num campo que alguém atualiza na mão. Contador manual sai do ar no primeiro cancelamento e reconciliar depois é pior do que nunca ter tido.

Esgotado e vencido são coisas diferentes

Pacote esgotado é bom sinal: a pessoa usou tudo que comprou e o acompanhamento aconteceu. É a hora de oferecer o próximo.

Pacote vencido com saldo é ruim para os dois lados: você ficou com dinheiro de um serviço que não prestou, e a pessoa abandonou o acompanhamento no meio. Vale um contato antes de o prazo acabar.

Um sistema que trata os dois como "encerrado" esconde exatamente a diferença que interessa.

Não cobre a mesma sessão duas vezes

Parece improvável e acontece o tempo todo: a sessão do pacote aparece na lista de "realizadas sem cobrança" e alguém emite uma cobrança avulsa para ela. O paciente paga duas vezes pelo mesmo atendimento e descobre depois.

Sessão consumida de pacote precisa sair dessa lista automaticamente.

E a nota fiscal

Se você emite nota, o pacote costuma ser um único documento no momento da venda, não um por consulta. Mas isso varia com o seu regime e com o seu município — pergunte ao contador antes de padronizar, não depois de vender dez pacotes.

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O AltiviaClinica conta o saldo a partir das sessões, distingue esgotado de vencido, e tira a sessão de pacote da lista de cobrança avulsa. Veja o sistema para nutricionistas ou os planos.