Série de sessões em fisioterapia: como cobrar e controlar o saldo

Fisioterapia raramente é sessão avulsa. O tratamento vem em série — dez, vinte, às vezes trinta atendimentos — e boa parte da operação existe para dar conta disso.

Vender a série de uma vez, paga adiantado, resolve o problema de receita e de adesão ao mesmo tempo. Mas cria regras que, se não estiverem combinadas antes, viram discussão no meio do tratamento.

1. O saldo precisa ser contado, não anotado

Controlar quantas sessões faltam num campo que alguém atualiza na mão funciona com cinco pacientes. Com quarenta em série simultânea, não.

E o erro é sempre para o mesmo lado: você atende uma a mais. O paciente não vai corrigir.

O saldo tem que sair da contagem das sessões que aconteceram. Contador manual sai do ar no primeiro cancelamento, e reconciliar depois é pior do que nunca ter tido.

2. Falta consome saldo

É a regra que mais gera atrito, e a que mais precisa estar escrita antes.

O horário foi reservado, ninguém mais pôde usá-lo, e ele passou. Devolver a sessão ao saldo faz você absorver sozinho o custo da ausência de outra pessoa — e em fisioterapia, com frequência alta, isso não é exceção rara: é o que acontece toda semana.

Cancelamento avisado com antecedência é outra coisa e não deve consumir. A diferença entre os dois é o aviso, e o prazo do aviso precisa estar escrito.

3. A série tem validade

Vinte sessões sem prazo são uma dívida sua para sempre. A pessoa faz oito, some, e reaparece dois anos depois cobrando as doze restantes.

Prazo generoso é melhor que prazo nenhum. Uma série de vinte sessões com duas por semana cabe em dez semanas; dar seis meses de validade é folgado e resolve.

4. Esgotada e vencida são coisas diferentes

Série esgotada é bom sinal: o tratamento aconteceu inteiro. É a hora de avaliar alta ou nova série.

Série vencida com saldo é abandono no meio do tratamento — e é informação clínica, não só financeira. Vale um contato antes de o prazo acabar.

Sistema que trata as duas como "encerrada" esconde justamente a diferença que importa.

E a agenda

Série costuma ter horário fixo. Marcar vinte sessões uma a uma é trabalho repetido e é onde nascem os buracos e as sobreposições.

Criar a série inteira de uma vez resolve — desde que cada sessão continue independente. Remarcar a sétima não pode desfazer as outras dezenove.

Não cobre duas vezes

Parece improvável e acontece: a sessão da série aparece na lista de "realizadas sem cobrança" e alguém emite uma cobrança avulsa para ela. O paciente paga duas vezes e descobre depois.

Sessão consumida de série precisa sair dessa lista sozinha.

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O AltiviaClinica conta o saldo a partir das sessões realizadas, separa esgotada de vencida, cria séries por recorrência mantendo cada sessão independente, e tira a sessão de pacote da cobrança avulsa. Veja o sistema para fisioterapeutas ou os planos.