Prontuário eletrônico para psicólogos: sete perguntas antes de escolher

Trocar de sistema de prontuário é caro. Não pelo preço da assinatura, mas porque o histórico clínico dos seus pacientes fica lá dentro — e a facilidade de entrar raramente vem acompanhada da facilidade de sair.

Estas são as perguntas que valem a pena fazer antes de migrar, e não depois.

1. Como eu tiro meus dados daqui?

Comece pelo fim. Peça para ver a exportação funcionando antes de assinar. As respostas variam bastante:

• exporta tudo, sozinho, quando você quiser;
• exporta mediante chamado, em prazo indeterminado;
• exporta só uma planilha de agendamentos, sem o conteúdo clínico;
• não exporta.

As duas últimas significam que o histórico não é realmente seu. Vale perguntar também em que formato o arquivo sai: um PDF por paciente é legível por qualquer pessoa; um dump em formato proprietário só serve para voltar ao mesmo fornecedor.

2. O conteúdo clínico é cifrado, ou só o tráfego?

Quase todo site tem HTTPS hoje — isso protege o dado em trânsito, entre seu navegador e o servidor. É o mínimo, não um diferencial.

A pergunta diferente é o que acontece com a anotação depois que ela chega: fica cifrada no banco de dados, ou fica em texto legível? Se alguém com acesso ao banco consegue ler a evolução de um paciente, o dado está protegido apenas contra estranhos — não contra o próprio fornecedor.

3. Quem acessou o prontuário do meu paciente?

Sistema clínico sério registra leitura, não só alteração. E o registro precisa ser à prova do próprio administrador: se quem opera o sistema pode apagar a trilha, ela não serve como prova de nada.

Pergunte se existe esse registro, se você consegue vê-lo, e se alguém consegue editá-lo.

4. O que acontece se eu parar de pagar?

Cenário comum e pouco discutido. Algumas possibilidades:

• a conta é bloqueada e os dados continuam guardados por um período;
• a conta é bloqueada e a exportação continua liberada;
• os dados são apagados após alguns dias.

Isso deveria estar nos Termos de Uso, não numa resposta de suporte. Se não estiver escrito, considere que não existe.

5. E se a empresa fechar?

Todo fornecedor evita a pergunta, e ela é legítima. Procure por um compromisso escrito de aviso prévio com prazo definido, e garantia de que a exportação continua funcionando durante todo esse período.

6. Por quanto tempo o prontuário fica guardado?

Prontuário tem prazo de guarda, e o descarte é ato profissional seu, com responsabilidade perante o conselho. Desconfie de sistema que apaga registro clínico automaticamente ao fim de um prazo — mesmo que o prazo esteja certo, a decisão não é do software.

O comportamento adequado é sinalizar e avisar. Quem apaga é você.

7. O que este sistema deliberadamente não faz?

Software que promete resolver tudo — agenda, prontuário, cobrança, nota fiscal, imposto, videochamada, transcrição de sessão — costuma fazer várias dessas coisas mal. Vale perguntar o que o fornecedor decidiu não construir, e por quê.

Uma resposta honesta a essa pergunta diz mais sobre o produto do que a lista de funcionalidades.

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Nenhuma dessas perguntas exige conhecimento técnico para ser feita. E a disposição do fornecedor em respondê-las por escrito costuma ser mais informativa do que a resposta em si.