MEI, ME ou pessoa física: qual regime cabe no consultório

Quem começa a atender particular chega rápido na pergunta, quase sempre depois do primeiro paciente que pede nota.

E costuma chegar com uma expectativa que não se confirma: psicologia é profissão regulamentada, e profissão regulamentada não entra no MEI. O mesmo vale para fisioterapia, fonoaudiologia, nutrição e as demais profissões de saúde.

Sobram três caminhos. Nenhum é obviamente melhor — depende de quanto entra e de quanto custa a estrutura.

Pessoa física, com carnê-leão

É onde quase todo mundo começa, muitas vezes sem perceber que começou.

Você recebe como pessoa física, emite recibo, e o imposto segue a tabela progressiva do IRPF, recolhido mensalmente. Despesa de consultório — aluguel de sala, material, contribuição ao conselho — é dedutível no livro-caixa, o que reduz a base.

A vantagem é não ter estrutura: sem CNPJ, sem contabilidade mensal obrigatória, sem custo fixo para existir.

A desvantagem aparece conforme cresce: a alíquota progressiva sobe, e a partir de certo faturamento ela passa a pesar mais do que o custo de manter uma empresa. Alguns convênios e empresas também só contratam pessoa jurídica.

Pessoa jurídica no Simples Nacional

O caminho da maioria que se estabelece: abrir uma empresa — sociedade unipessoal ou SLU — e optar pelo Simples.

Aqui entra o detalhe que mais muda a conta e que quase ninguém conhece pelo nome: o Fator R. Ele compara quanto a empresa paga de folha (incluindo o pró-labore do próprio dono) com o que ela fatura. Conforme essa proporção, o serviço é tributado por um anexo mais barato ou por um mais caro.

A consequência prática é contraintuitiva: aumentar o próprio pró-labore pode reduzir o imposto total. Não é truque, é como a regra foi desenhada — e é exatamente por isso que essa decisão não se toma sozinho.

O custo de existir: contador mensal, obrigações acessórias, declarações. Ele existe mesmo em mês sem faturamento.

Lucro presumido

Faz sentido em estruturas maiores, com faturamento alto e folha pequena, onde a conta do Simples deixa de fechar. Para consultório individual, raramente é a resposta — mas é a resposta certa para algumas clínicas com equipe.

A conta que decide

Não é "qual regime é mais barato". É a soma de três coisas:

1. imposto sobre o que entra, no cenário realista de faturamento;
2. custo de manter a estrutura, que é fixo e independe do mês ter sido bom;
3. o que você deixa de faturar por não poder atender quem exige CNPJ.

O terceiro item é o mais esquecido e às vezes o maior.

O que não muda em nenhum dos três

Registro no conselho é seu, não da empresa. Abrir CNPJ não cria um profissional novo, e a responsabilidade técnica continua sendo pessoal.

A obrigação de emitir documento continua. Recibo como pessoa física, nota fiscal de serviço como pessoa jurídica — e o paciente que vai pedir reembolso precisa do documento no formato que o plano dele aceita.

O prontuário não muda de dono por causa do regime.

Confirme com contador, e leve números

Este texto organiza a pergunta; ele não substitui quem faz a conta. As regras mudam, as faixas mudam, o município muda o ISS.

Leve três coisas para essa conversa e ela rende em meia hora: quanto você faturou nos últimos doze meses, quanto pretende faturar nos próximos, e quanto custa hoje a sua estrutura. Sem esses números, a resposta que você recebe é genérica — e vai custar a mesma consulta.

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O AltiviaClinica registra o que entra por atendimento e por paciente, que é o número que essa conversa com o contador exige. Veja o software para psicólogos ou os planos.