Por quanto tempo guardar o registro quando a profissão não tem conselho

Psicólogo tem resolução do conselho dizendo por quanto tempo guardar o prontuário. Nutricionista e fisioterapeuta também. Psicopedagogo, coach, consultor e mentor não têm — a profissão não é regulamentada por conselho federal.

Daí quase sempre se tira a conclusão errada: que não existe prazo, e que dá para guardar tudo indefinidamente.

Sem conselho não é sem regra

A LGPD vale para qualquer um que trate dado de outra pessoa, com ou sem conselho. E ela pede o oposto de guardar para sempre: dado se guarda pelo tempo necessário à finalidade, e a finalidade tem que estar definida.

"Sempre" não é um prazo. É a ausência de decisão — e a ausência de decisão é o que fica difícil de defender se alguém perguntar por que você ainda tem, cinco anos depois, a anotação de um atendimento que durou dois meses.

O que muda quando não há conselho: a decisão é sua

Isso é mais responsabilidade, não menos. Quem tem conselho recebe o número pronto e cumpre. Você precisa escolher o seu, e ter razão para o número escolhido.

Três coisas ajudam a chegar nele:

• o prazo em que o registro ainda te protege. Se houver questionamento sobre o que você fez, o registro é a sua defesa — e descartá-lo cedo demais é jogar fora a prova a seu favor;
• o prazo de prescrição aplicável à relação de consumo ou contratual do seu trabalho, que vale a pena confirmar com um advogado uma vez só, não a cada caso;
• o que a sua associação profissional orienta, se houver uma.

Não vou dar um número aqui, e desconfie de quem der sem perguntar o que você faz.

Escreva o prazo antes de precisar dele

O prazo tem que existir em dois lugares: no documento que a pessoa aceita quando começa a ser atendida, e na configuração do sistema onde o registro mora.

Nos dois, porque se estiverem só no contrato ninguém aplica, e se estiverem só no sistema ninguém foi avisado.

Prazo diferente por tipo de registro

Nem tudo tem o mesmo peso. O registro de acompanhamento, o documento que você emitiu e a nota fiscal costumam ter prazos distintos — e o financeiro geralmente é o mais longo dos três, por motivo fiscal, não clínico.

Misturar tudo num prazo só significa adotar o mais longo para qualquer coisa. Funciona, e é a opção mais cara em risco: quanto mais tempo você guarda, maior a superfície exposta se algo der errado.

Descarte tem que ser decisão, não faxina

O oposto de guardar para sempre não é apagar automaticamente no dia do vencimento.

Registro que some sozinho é registro que some no dia em que você precisaria dele. O prazo vencido deve sinalizar que aquilo pode ser descartado, e alguém decide — inclusive decide manter, com motivo, quando há disputa em aberto.

Sistema que apaga sem perguntar troca um risco por outro.

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O AltiviaClinica tem o prazo de guarda como configuração da clínica, não como número fixo que alguém escolheu por você, e nada é descartado sem decisão humana. Veja o sistema para psicopedagogos ou a página de segurança.